¿Cómo hacer un Invoice?

Si has llegado hasta aquí buscando información acerca de cómo hacer un invoice en Estados Unidos fácil, rápido y sin molestias, sigue leyendo. Aquí te explicaremos todo lo necesario para hacerlo.

¿Qué es un Invoice?

La factura, también conocida en inglés como “invoice” es un documento de carácter comercial que se emite con el fin de detallar un proceso de compra-venta realizado entre dos partes. A través del mismo se puede tener un control organizado de lo que se vende y de los ingresos obtenidos.

Cómo hacer un Invoice paso a paso

Para llevar a cabo un invoice desde cero y que incluya toda la información importante que requiere este tipo de documento, sigue los siguientes pasos:

1. Crea el encabezado con la información de tu establecimiento o tu nombre

Debes redactar en la parte superior de la factura los datos principales propios o de tu negocio. En el mismo debe estar el nombre de tu empresa, la dirección, el número de teléfono y el correo electrónico de contacto. Si tienes un logotipo para identificar tu firma, inclúyelo en este encabezado.

2. Incluye los datos del cliente

Seguido a lo anterior, el siguiente paso es especificar el nombre del cliente, su dirección, su número de contacto y dirección de correo electrónico.

3. Enumera la factura a emitir

Con el fin de tener un orden respecto a las facturas emitidas, es fundamental que cuenten con un número correlativo propio y la fecha de emisión (¡Muy importante!). Así pues, podrá realizarse un seguimiento a cada una y que la cobranza sea más sencilla y se evitará el desorden.

Debe ser una enumeración sencilla y fácil de seguir para poder consultar en el futuro sin muchas complicaciones. Generalmente, se comienza desde el 001 y, a partir de allí, se comienza a correr el número.

4. Especifica la forma de pago

Otro dato de valor que se debe estipular en este documento es el método de pago del cliente, ya sea en efectivo, tarjeta de crédito o débito, cheque u otra forma. Asimismo, es primordial fijar la fecha tope en que esperas que te paguen, es decir, una fecha de vencimiento. Por lo general, estos tienen una vigencia de 30 días.

En caso de que ejecutes cobros adicionales por mora, debes dejarlos claramente explícito en la factura, y acordar cada condición de pago con el cliente de manera previa.



5. Lista detallada de productos o servicios

En esta sección, la factura debe contener manera puntual todos los productos que está comprando el cliente o los servicios que haya adquirido. Se recomienda redactar este listado con la información en columnas verticales que indiquen productos / Servicios proporcionados, la fecha, la cantidad u horas del servicio, el precio y el subtotal a pagar.

6. Especifica los impuestos que se aplican

Para este renglón de la factura, se recomienda ser asesorado por un especialista tributario, un contador o administrador. Ya que los impuestos incluidos varían de acuerdo al tipo de profesión o establecimiento y la ubicación en la que te encuentres.

7. De ser necesario, añade notas

Esto queda a consideración de cada persona, pero es una buena opción considerar agregar una pequeña nota con información adicional o con algún mensaje extra como agradecimiento al cliente. Esto le dará un sello personal y agradará a tu clientela.

¿Con qué programas de Microsoft puedo hacer un invoice?

Cómo hacer un Invoice en Word

Este programa cuenta con una larga lista de cualidades que lo hacen, además de muy completo, fácil de usar y cómodo. Sumado a eso, dispone de plantillas con aspecto bastante profesional que servirá de guía en tus primeros pasos si no tienes experiencia con este aliado del trabajo virtual. Aunque no es automatizado (como Excel u otras herramientas de facturación en línea, por ejemplo), resulta sumamente útil y resolutiva.

Te recomendamos que cumplas con el siguiente procedimiento para crear desde cero una factura:

1. Abre un documento nuevo en Microsoft Word y en el menú de archivo elige la opción a la derecha que indica “Más plantillas”.
2. En la barra de búsqueda de la esquina que aparece en pantalla, donde dice "Buscar plantillas en línea", escribe “factura” y da clic en Enter.
3. Verás en pantalla varias opciones disponibles y desde ahí podrás elegir la plantilla que más te guste y se adecúe a tus necesidades.
4. Redacta el encabezado con la información de tu negocio, y si tiene logotipo, agrégalo también tal y como se explicó anteriormente.
5. Hecho lo anterior, añade los datos del cliente, especifica la fecha de emisión del invoice y el número del mismo. Aunado a ello, aclara el método de pago que usó o usará el cliente y las condiciones a respetar.
6. Detalla los productos o servicios facilitados al cliente, con descripciones, impuestos aplicados y subtotal correspondiente.
7. Escribe el monto total a pagar, preferiblemente en negrita.
8. Si deseas añadir una nota final de agradecimiento o de invitación a seguir comprando, puedes hacerlo al final de la factura. Esto es opcional.

Cómo hacer facturas con Excel

1. Similar a Word, Ingresa a la sección de “Archivo” en la esquina superior izquierda y haz clic debajo a la izquierda en “Más plantillas”
2. En la barra de búsqueda debes escribir “factura” y al pulsar el botón Enter, verás los modelos que dispone este sistema.
3. Elige el que más se ajuste a tus preferencias y si quieres modificar algún recuadro solo debes hacer clic en él y escribir lo que desees.
4. Aunado a ello, tienes la posibilidad de agregar cuadros adicionales y texto también.
5. Cuando ya tengas toda la información lista, haz clic en guardar y ya tendrás tu modelo de factura para imprimir.

Programas para computadora especiales de facturación

Además de los reyes en cuanto a aplicaciones de Office para procesamiento de texto (Word) y hojas de cálculo (Excel), existen otros sistemas de facturación muy eficientes y fáciles de usar:

• Zoho: Es ideal para pequeños comerciantes y empresas que recién inician actividades comerciales. Es totalmente gratis y con él puedes conectar con 5 clientes y así enviar y recibir información para tus facturas.
• Invoice2Go: Esta es una gran herramienta para gestionar facturas con plantillas profesionales, en formato PDF, pagos en línea, recibos comerciales, cotizaciones e incluso controles de gastos. Así pues, es fácil de usar, permite editar las notas de crédito y avisa cuando el cliente ha abierto su factura.
• Invoicely: Con este programa no tendrás problema en emitir facturas a la hora de la facturación en diversas divisas, puesto que goza de una excelente versatilidad internacional. Si estás en proceso de ampliar tu negocio fuera del país, es ideal.
• QuickBooks: No solo podrás realizar y emitir tus facturas, también puedes tener un cálculo del impuesto a la renta y balances diarios de ingresos y gastos llevados a cabo en tu establecimiento o emprendimiento.

En resumen: ¿Qué información debe llevar un Invoice?

Para que un invoice o factura internacional este completa, debe poseer una serie de datos que detallen los aspectos más importantes de la compra o venta de un artículo o la prestación de un servicio, estos son:

• Número de la factura.
• Fecha y lugar donde se emitió.
• Razón social del comerciante.
• Datos completos de la empresa.
• Datos, dirección y número del cliente.
• Cantidad de productos.
• Sitio donde fue embarcada la mercancía.
• Costo individual del producto.
• Descripción de la mercancía vendida.
• Monto total.
• Firma del exportador.
• Sello de la empresa que hace la venta.